Chemie · Pflege- und Reinigungsmittel
Dr. Wack: Vom Kundenauftrag zu geprüften Auftragsdaten.
Bestellungen aus E-Mails, PDFs und Excel-Dateien erfassen, mit Kunden- und Artikeldaten abgleichen und für den bestehenden ERP-Prozess vorbereiten. Die erste Version wurde mit realen Auftragsdateien getestet.
Ein Auftragseingang. Viele Formate.
Bestellungen treffen als E-Mail-Text, PDF oder Excel-Datei ein. Die Informationen müssen in eine einheitliche Form gebracht und mit vorhandenen Daten abgeglichen werden. Kunden, Geschäftspartner, Artikel und Lieferadressen müssen zusammenpassen. Fehlende Pflichtangaben oder widersprüchliche Informationen machen Rückfragen nötig. Für das Team entsteht so neben der eigentlichen Auftragsbearbeitung wiederkehrende Erfassungs- und Klärarbeit.
Bestellungen erfassen, abgleichen und vorbereiten.
Der digitale Mitarbeiter unterstützt den Weg vom eingehenden Dokument zu strukturierten Auftragsdaten. Er übernimmt fachlich definierte Schritte, für die Informationen sonst wiederholt gelesen und übertragen werden müssten:
- Auftragsinformationen aus E-Mail-Texten und Dokumenten erfassen.
- Kunden, Lieferadressen und Artikel mit vorhandenen Stammdaten abgleichen.
- Wichtige Pflichtangaben prüfen und die Informationen strukturieren.
- Geeignete Fälle für die ERP-Weiterverarbeitung bereitstellen; unsichere Angaben zur Prüfung übergeben.
Strukturierte Daten statt wiederholter Übertragung.
Für den nächsten Bearbeitungsschritt liegen geprüfte, strukturierte Informationen vor. Weiterverarbeitbare Vorgänge und offene Fälle werden getrennt behandelt. Dadurch wird erkennbar, welche Angaben bereits zugeordnet sind und wo eine fachliche Entscheidung fehlt. Die Vorbereitung der Auftragsdaten ersetzt dabei keine noch ausstehende Bestätigung ihrer Übernahme in das ERP-System.
Mehr Freiraum für die Auftragsbearbeitung.
Das Ziel ist, wiederkehrende manuelle Datenerfassung und Abgleicharbeit zu reduzieren. Das Team kann sich auf Kundenanliegen und offene Angaben konzentrieren, statt dieselben Informationen mehrfach zusammenzutragen. Dieser angestrebte Produktionsnutzen wird von dem bereits dokumentierten Teststand getrennt.
Die erste Version wurde mit realen Auftragsdateien getestet. Weitere Produktionsschritte und Abnahmen folgen dem vereinbarten Projektumfang.
Wo beginnt Ihr nächster Arbeitsablauf?
Wir sehen uns Ihren Eingang, die notwendigen Prüfungen und das gewünschte Ergebnis gemeinsam an.