PRAXISBEISPIEL · INDUSTRIELLE FERTIGUNG
Technische Kundenbestellungen. Automatisch geprüft und für das ERP vorbereitet.
Kundeneigene Artikelnummern, technische Maße und unterschiedliche Varianten machen die Auftragsbearbeitung aufwendig. Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie ein digitaler Mitarbeiter Bestellungen versteht, Artikel zuordnet und offene Angaben gezielt zur Klärung vorbereitet.
Illustratives Anwendungsszenario mit Beispieldaten. Kein reales Kundenprojekt. Umsetzung und Ergebnisse werden für jeden Kundenprozess individuell geprüft.
Eine Bestellung. Mehrere Artikelvarianten. Viele mögliche Fehler.
Bestellungen enthalten kundenspezifische Artikelreferenzen, technische Beschreibungen und Maße. Die Bezeichnungen stimmen nicht immer mit den internen Artikelnummern überein.
Der Vertriebsinnendienst muss Positionen prüfen, Artikel im ERP suchen, Varianten und Einheiten abgleichen und fehlende Angaben klären. Sind mehrere technisch ähnliche Artikel möglich, reicht die reine Datenerfassung nicht aus.
Wie der digitale Mitarbeiter einen konkreten Auftrag bearbeitet.
Ein Maschinenbaukunde bestellt 120 Abstandshülsen mit eigener Artikelreferenz, Werkstoff und Maßen. Im Artikelstamm stehen mehrere ähnliche Varianten mit unterschiedlichen Längen. Bei einer weiteren Position ist die Variante unvollständig angegeben; zudem fehlt eine notwendige Lieferinformation.
Der digitale Mitarbeiter vergleicht die Bestellung mit freigegebenen Artikel- und Kundendaten. Eindeutige Angaben werden strukturiert übernommen. Bei abweichenden Maßen, mehreren passenden Kandidaten oder fehlenden Pflichtangaben wird keine Zuordnung erfunden: Die Informationen gehen zur Fachprüfung an das Team.
Vom eingehenden Auftrag zum bearbeitbaren Vorgang.
- 01 / Bestellung verstehen: Informationen aus E-Mail, PDF oder Excel erfassen und Bestellpositionen strukturieren.
- 02 / Kundenartikel zuordnen: Kundenspezifische Referenzen mit vorhandenen internen Artikel- und Kundeninformationen vergleichen.
- 03 / Varianten prüfen: Maße, Werkstoff, Mengen und technische Merkmale mit freigegebenen Stammdaten abgleichen.
- 04 / Unklarheiten bearbeiten: Fehlende Lieferangaben, uneindeutige Zuordnungen oder widersprüchliche Varianten erkennen und konkrete Rückfragen vorbereiten.
- 05 / ERP-Vorgang vorbereiten: Geprüfte Bestellinformationen bereitstellen. Eindeutige Positionen werden gemäß vereinbartem Prozess weiterbearbeitet; fachlich offene Fälle benötigen eine Freigabe.
Routinearbeit reduzieren. Fachwissen gezielt einsetzen.
Das angestrebte Ergebnis ist ein strukturierter Vorgang mit nachvollziehbaren Kundeninformationen, Artikelreferenzen und technischen Angaben. Eindeutige Positionen sind für die nächste Bearbeitung vorbereitet; offene Fragen erreichen den Vertriebsinnendienst als konkrete Klärfälle. Weniger wiederholte Erfassung und Recherche können die Auftragsvorbereitung beschleunigen. Definierte Prüfregeln sollen vermeidbare Zuordnungsfehler reduzieren. So kann mehr Kapazität für Kundenbetreuung und technische Sonderfälle entstehen, während strukturierte Daten für den nächsten ERP-Schritt vorliegen. Technische Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Fachpersonen.
Strukturierte Bestelldaten. Weniger manuelle Zuordnung. Gezielte Fachprüfung.
Wo beginnt Ihr nächster Arbeitsablauf?
Wir sehen uns Ihren Eingang, die notwendigen Prüfungen und das gewünschte Ergebnis gemeinsam an.